4.ドイツ見本市出展計画③:出展申込時に知っておきたいポイント

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ドイツ見本市出展前に確認しておきたいこと


出展申し込みの際には、一般的に次のような書類が主催者から提供されます。

  • 出展登録フォーム
  • 出展可能な商品リスト
  • 会場フロアプランとホール内レイアウト
  • 出展スペースに関する要件
  • 出展規約
  • テクニカルガイドライン
  • 廃棄物に関する規定
  • 主催者が提供するサービスの案内

これらの書類を確認する時に、おさえておきたいポイントについて紹介します。

 

1.出展規約

出展規約は、出展に関する様々な契約条件を規定するものです。

ドイツの商習慣では、商取引上の規約が大変重要になります。申し込みの際に求められる条件から、変更が必要な時やトラブル発生時の対処の方法まで詳細が定められており、この規約に書かれていることが、業務を進める上で最優先されます。

 

出展規約には、ブースの使用料、支払条件、契約解除について、サブ出展企業の登録、追加代表企業の登録などに加え、所有権、賠償責任、保険に関する情報も含まれます。

規約は、主催者や見本市によって異なる場合がありますので、事前にしっかりと確認しましょう。

 

特に気をつけたいのは、出展登録の完了のタイミングについてです。

出展に関する契約上の義務は、出展登録が完了した後で発生します。見本市に登録した時点では出展登録は完了していません。主催者からのスタンド位置の最終確認書を確認し、了承の旨を主催者に伝えることで、出展登録は完了となります。

 

2.キャンセル規定

現時点ではキャンセルの予定がなくても、万一の場合に備えてキャンセル料についても予め確認しておきましょう。

出展登録完了後に出展を辞退する場合、キャンセル費用は時期によって異なります。

イベント開始直前のキャンセルの場合や状況によっては、ブースレンタル料の全額を支払わなければならないことがあります。

 

3.テクニカルガイドライン 

テクニカルガイドラインには、設営および撤去の時間や規則、スタンドの設計に関するルール、使用可能な建材やブースの最大高さに関する要件、火災安全対策、運営上の安全対策、廃棄物処理に関する要件などが記載されています。事前に確認しましょう。

 

4.保険について

見本市出展には多くのリスクが伴います。出展企業は原則として十分な保険に加入する義務があります。見本市専用の保険もあります。

見本市保険は、展示品の輸送と滞在中のリスクをカバーするもので、主催者が提供する枠組み契約を通じて手配または委託される場合が多いです。既にお取引のある保険会社に委託することもできます。見本市への来場者による損害を補償する保険もあります。その他、出展者賠償責任保険もあります。

 

5.主催者が提供するサービス 

主催者は出展企業を助けるためにアドバイスや様々なサポートを提供しています。

出展規約またはブース確認書とともに、主催者によるサービスの注文書が届き、多くはオンラインで申し込みができます。例えば、見本市の開催期間中に次のようなサービスがあります。出展料に含まれるサービスもありますが、多くの場合は別途有料となります。

 

  • 電気、水等の供給、IT、インターネットの利用
  • 作業プラットフォーム
  • 天井吊り下げ等に必要な設備
  • ブースの清掃およびごみ処理
  • ブースの安全管理
  • 入場用ID: 出展者パス、サービスID、駐車場のIDカードなど
  • 会場内輸送サービス
  • 会場内での商品の保管
  • 会場内広告スペースの利用
  • 見本市カタログおよびデータベースへの登録
  • マッチング相手企業の紹介

 

6. 出展者カタログ登録

多くの場合、見本市のカタログ(現在はほとんどが電子データ)への登録フォームが申込登録完了後にオンラインまたは郵送で送られてきます。カタログは見本市開催の数週間前には公開され、来場者が事前に準備できるようにするため、掲載情報の提出は、比較的早い締め切りが設定されています。締め切りに間に合わせるように注意しましょう。

 

多くの場合、カタログでは次の3つのカテゴリーまたは並び順で来場者が検索できるように設定されています。

  • 会社名のアルファベット順(商品・サービス概要を含む場合も)
  • 展示商品名
  • 展示するホールの位置

 

必要に応じて、出展企業は複数の製品グループに有料で登録することができます。多くの場合、ロゴや商標の有料での掲載や、広告掲載もあります。

 

少しかけ足で紹介しましたが、ご参考にしていただけると嬉しいです。

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